COVID 19 : Visio Conférences ou Présentiel

  • VISIO CONFÉRENCES

S’assurer d’une bonne connexion internet – privilégier le branchement par câble (RJ45).

Choisir le bon logiciel (Zoom, Webex, Skype, Team etc.).

Définir très précisément l’horaire de la conférence – la ponctualité est obligatoire.

L’organisateur du webinaire invite les participants par mail. Les participants n’ont plus qu’à cliquer sur le lien pour participer (pas besoin de télécharger le logiciel).

Comme le paperboard n’est pas utilisable, il faut cliquer sur « partage de bureau » pour montrer vos documents pédagogiques à l’écran. L’organisateur doit apprendre à se servir du logiciel de Visio afin de pouvoir insérer des documents, écrire à l’écran ou toute autre action.

Et l’Expression Orale en distanciel !

Toutes les recommandations formulées dans mes formations à l’expression orale restent incontournables (Les sept clés de l’expression orale), en revanche il faut les adapter à cette situation.

La prosodie, le rythme de parole et les silences ne seront efficaces que si vous parlez « vraiment » à quelqu’un (voir ci-après).

La respiration est la panacée, ne jamais oublier de bien respirer volontairement ses idées : « Qui respire bien parle bien !« 

Une bonne diction est indispensable pour bien se faire comprendre, surtout si la qualité du son se détériore pour cause de réseau défectueux. En revanche, il ne sera pas utile de parler aussi fort qu’en face d’une salle. Avant la réunion, vous pouvez faire un test micro, mais habituellement tout ceci est automatiquement bien réglé . Pour l’écoute, réglez le volume avec les touches de fonction.

Pour la posture, il vaut mieux rester assis, car debout on risquerait de sortir du champ de la webcam. La gestuelle aide à s’exprimer et à donner du relief , en revanche il vaut mieux ne pas en faire trop et surtout éviter que les mains ne passent devant la webcaméra.

COMMENT PARLER « VRAIMENT » A QUELQU’UN

Repérez bien la webcam de votre ordinateur (habituellement en haut de votre écran au centre) puis dirigez votre regard vers cette caméra quand vous intervenez. Cela donnera plus d’impact à ce que vous dîtes, car s’ils se sentent regardés, les participants se sentiront beaucoup plus concernés.

« Le sourire est communication ! » Mais comment sourire à une caméra ?

Vous devrez faire un effort d’imagination en vous représentant un visage sympathique derrière cette caméra (choisissez la personne la plus affable parmi vos auditeurs, si vous les connaissez personnellement). C’est fondamental, car vous ne pouvez pas obliger quelqu’un à vous écouter en distanciel. Son attention peut être attirée ailleurs. Il peut quitter la pièce à tout moment, sans que vous le sachiez. Il faut lui donner envie de rester connecté. Il est très important de créer une ambiance positive (humeur agréable).

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  • RÉUNIONS EN PRÉSENTIEL

Informer les personnes des procédures mises en place dans la convention de stage ou par un message avant la réunion.

Pour l’accueil, impossible de serrer les mains ou même de proposer une boisson.

Disposer d’une salle suffisamment grande pour maintenir la distance physique entre les personnes.

Bien aérer avant et après la réunion.

Prévoir le placement de chacun dans la salle (le mobilier doit être nettoyé et désinfecté avant chaque réunion).

Prévoir du matériel lié aux gestes de prévention et l’intégrer dans son budget de fonctionnement : lingettes, gel hydroalcoolique, masques, gants. Laisser ce matériel à disposition à l’entrée de la salle pendant tout le temps de la formation.

Prévoir une feuille de présence en ligne ou bien que chacun signe la feuille d’émargement avec son propre stylo.

Apprendre à « vivre » avec le masque pendant tout le temps de la réunion et à parler avec pendant plusieurs heures.

En cas d’utilisation d’un micro, nettoyer la grille du micro avant chaque utilisation avec un spray genre Thomann Microphone Cleaner.

Pour les projections PowerPoint, il est préférable d’utiliser son propre ordinateur, sinon l’utilisation de gants ou de doigtier de protection en latex roulé à usage unique est recommandée (sinon mettre un peu de gel hydroalcoolique sur les mains après utilisation).